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In vielen Bereichen des täglichen Lebens besteht immer wieder das Erfordernis, die eigene Unterschrift oder Kopien wichtiger Dokumente beglaubigen zu lassen.

Man unterscheidet in 3 Arten von Beglaubigungen:

• Amtliche Beglaubigung von Fotokopien / Abschriften
• Amtliche Beglaubigung von Unterschriften
• Öffentliche Beglaubigung von Unterschriften

Amtliche Beglaubigung von Fotokopien / Abschriften

Voraussetzung für eine amtliche Beglaubigung von Fotokopien / Abschriften ist, dass das Original von einer deutschen Behörde ausgestellt wurde oder die zu beglaubigende Fotokopie /Abschrift zur Vorlage bei einer Behörde dient. Eine Kopie / Abschrift kann nur dann amtlich beglaubigt werden, wenn das entsprechende Original vorgelegt wird.

Amtlich beglaubigt werden häufig

• Zeugnisse von Schulabgängern zur Bewerbung an Universitäten und Fachhochschulen
• Zeugnisse zur Anmeldung an Meisterschulen
• Approbationsurkunden von Ärzten
• Nachweise über z.B. Beschäftigungszeiten in Rentenangelegenheiten

Personenstandsurkunden wie Geburts- Heirats- und Sterbeurkunden welche von deutschen Standesämtern ausgestellt wurden, dürfen nicht amtlich beglaubigt werden. Lediglich Standesbeamte dürfen beglaubigte Ablichtungen oder Abschriften aus den von ihnen geführten Personenstandsbüchern erstellen.

Wird eine Ablichtung oder Abschrift einer Personenstandsurkunde benötigt, so muss diese bei dem jeweils zuständigen Standesamt direkt angefordert werden.

Amtliche Beglaubigung von Unterschriften

Eine amtliche Beglaubigung von Unterschriften und Handzeichen ist erforderlich, wenn das zu unterzeichnende Schriftstück aufgrund einer Rechtsvorschrift zur Vorlage bei einer deutschen Behörde oder sonstigen Stelle benötigt wird.

Benötigt ein Verlehrsteilnehmer z.B. eine Auskunft aus dem Verkehrszentralregister, so bedarf die Unterschrift im entsprechenden Anschreiben an das Kraftfahrt-Bundesamt in Flensburg der amtlichen Beglaubigung.

Ist die öffentliche Beglaubigung einer Unterschrift vorgeschrieben, so kann diese nicht durch eine amtliche Beglaubigung ersetzt werden.

Öffentliche Beglaubigung von Unterschriften

Die öffentliche Beglaubigung einer Unterschrift ist erforderlich, soweit sie gesetzlich vorgeschrieben ist oder für Beglaubigungen, welche nicht auf die Vorlage bei einer bestimmten Behörde beschränkt sein sollen wie z.B.

• Eintragungen im Grundbuch,
• Löschungsbewilligungen von Eintragungen im Grundbuch,
• Erbschaftsausschlagungen,
• Eintragungen bzw. Änderungen im Vereinsregister.

Ist in einer solchen Angelegenheit nicht nur die Unterschrift, sondern das gesamte Dokument zu beglaubigen, ist hierfür ausschließlich der Notar zuständig.

Die öffentliche Beglaubigung einer Unterschrift kann durch eine notarielle Beurkundung ersetzt werden. Ist jedoch eine notarielle Beurkundung gesetzlich vorgeschrieben, kann diese nicht durch eine öffentliche Beglaubigung ersetzt werden. So bedarf z.B. ein Grundstückskaufvertrag mit den entsprechenden Unterschriften immer der notariellen Beurkundung.

Da die Beglaubigung einer Unterschrift der Identitätskontrolle einer bestimmten Person dient, ist die Vorlage eines gültigen Reisepasses oder Personalausweises erforderlich.

Für Beglaubigungen werden Gebühren nach dem Landesgebührengesetz für Rheinland-Pfalz erhoben. Beglaubigungen in folgenden Angelegenheiten sind gebührenfrei

• Arbeits- und Dienstleistungen einschließlich der Bescheinigungen zur Erlangung von Fahrpreisermäßigungen,
• Besuch der allgemein bildenden und berufsbildenden Schulen sowie der Hochschulen einschließlich der Bescheinigung zur Erlangung von Fahrpreisermäßigungen von Schülerinnen und Schülern sowie von Studentinnen und Studenten,
• Beglaubigungen von Zeugnisabschriften und -fotokopien bis zum vierten Exemplar für Schulabgängerinnen und Schulabgänger allgemein bildender und berufsbildender Schulen, wenn die Beglaubigungen für Bewerbungszwecke (Ausbildungs- und Arbeitsverhältnisse) benötigt werden,
• Zahlung von Ruhegehältern, Witwen- und Waisengeldern, Krankengeldern, Unterstützungen und dergleichen aus öffentlichen und privaten Kassen,
• Gnadensachen, Angelegenheiten der Sozial- und Jugendhilfe sowie der Kriegsopferfürsorge,
• Nachweise der Bedürftigkeit, steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigungen für die Vergabe öffentlicher Aufträge.

• Gemeindeverwaltung
• Verbandsgemeindeverwaltung
• Stadtverwaltung